Bí quyết sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả và an toàn ~ Hóa đơn điện tử E-invoice

Doanh nghiệp khi đã sử dụng hóa đơn điện tử đều phải trải qua việc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên sử dụng như thế nào cho hiệu quả là việc không phải doanh nghiệp nào cũng đang làm hiệu quả. Dưới đây E-invoice gợi ý cho bạn 3 bí quyết giúp doanh nghiệp của bạn sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất.

1. Cập nhật thông tin các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử

Với những doanh nghiệp đang tìm hiểu hay thậm chí đã đang áp dụng hóa đơn điện tử, việc cập nhật những quy định chính sách về hình thức hóa đơn này là rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng như hiện nay.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC… là những văn bản pháp luật quan trọng và tiêu biểu về hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng doanh nghiệp nhất định cần nắm được. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên tham khảo thêm thông tin tại Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP để tránh bỡ ngỡ khi Thông tư chính thức được ban hành trong thời gian tới đây.

Khi có những văn bản mới được ban hành, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hãy nghiên cứu thật kỹ để nhận ra những điểm khác biệt, những quy định đã thay đổi, ví dụ: Nếu như Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ có nêu: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử” thì ở Khoản 3 Điều 14 và Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP lại nêu rõ “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã (hoặc không có mã) của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định”

>> Xem thêm: Tìm hiểu về quy định sử dụng hóa đơn điện tử Quý IV 2019

Chỉ bằng cách nắm vững những quy định chung về hóa đơn điện tử và những quy định theo từng loại hình hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế mà doanh nghiệp sẽ hay đang áp dụng để ứng dụng vào trường hợp thực tế của đơn vị mình thì mới có thể đảm bảo hóa đơn của doanh nghiệp được lập, xuất, quản lý và xử lý nghiệp vụ hợp pháp, hợp lệ.

2. Khi gặp những vướng mắc cần được tư vấn, hỗ trợ đúng nơi đúng chỗ

Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử với những quy định mới, cách làm mới, quy trình mới, việc các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh tế có vướng mắc cần được hỗ trợ là điều khó tránh. Khi đó, hãy xác định doanh nghiệp, tổ chức của bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp đáng tin cậy từ đâu?

Doanh nghiệp có thể liên hệ, gửi công văn lên cơ quan quản lý thuế của đơn vị mình và sau đó thực hiện theo hướng dẫn hay thông tin tại công văn trả lời của cơ quan thuế. Ưu điểm của cách này là thông tin chính xác, tuy nhiên có thể doanh nghiệp sẽ phải chờ một khoảng thời gian để cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý và phúc đáp.

Một cách nữa doanh nghiệp không nên bỏ qua là liên hệ tới nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể giải đáp, hướng dẫn hay cho bạn những lời khuyên hữu ích.

3. Kết hợp chặt chẽ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Trong quá trình tìm hiểu, chuyển đổi hay sử dụng hóa đơn điện tử, nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chính là đơn vị đồng hành với doanh nghiệp. Việc trao đổi kỹ càng với đơn vị này trong giai đoạn chuẩn bị của doanh nghiệp sẽ giúp giải pháp hóa đơn điện tử được xây dựng sát với nhu cầu thực tế và tối ưu hơn cho tổ chức của bạn, hay nếu sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp muốn mở rộng số điểm xuất hóa đơn hoặc có những yêu cầu phát sinh cho hệ thống hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại trao đổi cụ thể với nhà cung cấp để tìm ra cách thức thực hiện phù hợp nhất.

Hi vong với những chia sẻ trên đây sẽ mang lại cho các bạn những kiến thức hữu ích trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Nếu như bạn có những thắc mắc cần trao đổi hãy comment xuống dưới để cùng e-invoice thảo luận nhé

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này! --- Nguồn E-invoice

Bài viết mới nhất

Thứ Tư, 20 tháng 11, 2019