Quy định đối với hóa đơn tự in doanh nghiệp cần nắm vững

Hóa đơn tự in hiện nay được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một cách chủ động trong việc sử dụng hóa đơn và hóa đơn điện tử. So với việc mua hóa đơn giấy thì sử dụng hóa đơn mang lại rất nhiều lợi ích. Một trong những vấn đề được nhiều Doanh nghiệp quan tâm nhất liên quan đến hóa đơn tự in là Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không?

Hóa đơn tự in là gì? Đó là hóa đơn do Doanh nghiệp tự in ra thông qua các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP hóa đơn được thể hiện theo 03 hình thức chính:

• Hóa đơn tự in
• Hóa đơn đặt in (loại hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân)
• Hóa đơn điện tử (loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử, tuân theo quy định pháp luật).
• Quy định có liên quan trực tiếp đến hóa đơn tự in

Các quy định được thể hiện chi tiết trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP cụ thể:

Doanh nghiệp hợp pháp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của BTC; các đơn vị công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định được tự in hóa đơn kể từ khi có mã số thuế.
Các tổ chức, cá nhân kinh doanh (ngoại trừ các doanh nghiệp đã nêu ra ở phần “thứ nhất) đều được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, dịch vụ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế.
• Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
• Không bị xử phạt về các hành vi vi phạm pháp luật về thuế theo mức do Bộ Tài Chính quy định trong 365 ngày liên tục tính đến ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in.
• Doanh nghiệp có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.
• Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập hóa đơn chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Hóa đơn tự in phải đảm bảo nguyên tắc mỗi số hóa đơn chỉ được lập một lần. Số lượng liên hóa đơn được in căn cứ vào yêu cầu sử dụng cụ thể của nghiệp vụ bán hàng. Các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tự quy định bằng văn bản về số lượng liên hóa đơn.

Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không?

Hóa đơn tự in cũng cần phải có đóng dấu của người mua và ký tên của người bán, ngoại trừ một số trường hợp không cần thiết theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, quy định một số trường hợp hóa đơn tự in không cần đóng dấu như sau:

• Trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được uỷ nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm. Lưu ý việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Tổ chức kinh doanh có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải dấu của người bán trong trường hợp: Hóa đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định.
• Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.
• Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, đóng dấu của người bán.
• Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn về hóa đơn không nhất thiết phải có dấu của người bán.
• Một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Thông thường, các hóa đơn không đủ chỉ tiêu sẽ được xem như không hợp lệ và sẽ bị xuất toán khi kiểm tra thuế. Do đó, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ và hết sức lưu ý xem hóa đơn tự in đang dùng có cần đóng dấu hay không để tránh vi phạm.

Nguồn: einvoice.vn