Cần làm gì khi hóa đơn điện tử xảy ra sai sót

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nổi bật hơn so với hóa đơn giấy như: giảm thủ tục hành chính Thuế, thuận tiện hạch toán kế toán, rút ngắn thời gian lập, gửi nhận hóa đơn, giảm thiểu sai sót khi lập hóa đơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc hóa đơn điện tử có sửa được khi có sai sót không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi trên.

1. Hóa đơn điện tử có sửa được khi chưa lập xong?

Một điểm tiện lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử là trong quá trình thiết lập đều nhập từ máy tính hoặc thiết bị công nghệ. Vì vậy, trong quá trình lập hóa đơn điện tử nếu phát hiện hóa đơn điền sai tên khách hàng, sai mã số thuế người bán hàng có thể sửa ngay trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Điều này khác hoàn toàn so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Hóa đơn giấy trong quá trình ghi hóa đơn nếu xảy ra 1 chút sai sót nhỏ đều phải lập lại, mất thời gian ghi lại vừa tốn kém hóa đơn đã in. Đây cũng là điểm bất cập của hóa đơn giấy mà Chính Phủ đã nhìn nhận thấy từ bao năm qua. Doanh nghiệp cũng gặp nhiều câu chuyện “dở khóc dở cười” với hóa đơn giấy khi phải thay mới hóa đơn nhiều lẫn dẫn đến tình trạng hết hóa đơn và phải xin cấp hóa đơn mới có để dùng. Chưa kể việc ghi sai, gạch xóa khiến tính minh bạch của hóa đơn không được đảm bảo. Từ đó ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Đây cũng là trường hợp duy nhất có thể sửa hóa đơn điện tử. Với các trường hợp sau đây, khi hóa đơn điện tử đã lập xong thì hầu như không sửa được ngay trên bản hóa đơn điện tử đã lập. Hóa đơn có sai sót sẽ được hủy và doanh nghiệp sẽ phải thiết lập hóa đơn mới. Cụ thể chi tiết cách xử lý như sau:

1.1 Hóa đơn điện tử đã lập xong nhưng chưa gửi khách hàng

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. Thông báo thực hiện theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

1.2 Hóa đơn điện tử đã lập xong và gửi khách hàng

Với trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho khách hàng mới phát hiện có sai sót thì doanh nghiệp và khách hàng phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Hoặc doanh nghiệp thông báo về việc hóa đơn có sai sót bằng văn bản lên cho cơ quan thuế, mẫu thông báo theo mẫu số 4 tương tự với trường hợp xử lý sai sót khi lập xong hóa đơn điện tử nhưng chưa gửi cho khách hàng.

Thông thường trường hợp này sẽ không sửa lại ngay trên hóa đơn điện tử đã lập. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn có sai sót sẽ phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Doanh nghiệp, người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai trước đó. Sau đó, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới cho cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn có sai sót trên hệ thống của có quan Thuế.

2. Cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót

Với trường hợp cơ quan Thuế nhận thấy hóa đơn mà doanh nghiệp đã lập có sai sót thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản. Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan Thuế doanh nghiệp tiến hành kiểm tra sai sót đã được báo. Trong 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo, doanh nghiệp thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan Thuế theo mẫu số 4 trên.

Trường hợp sai sót này cũng không thể sửa được, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử đã lập có sát sót đó và lập hóa đơn điện tử mới.

Sau 2 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp nhận được thông báo từ cơ quan Thuế phải kiểm tra sai sót và giải trình. Nếu không có văn bản thông báo hoặc giải trình nào, cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế. Và gửi thông báo cho doanh nghiệp để yêu cầu người bán lập hóa đơn điện tử mới.

Hi vọng bài viết này có thể giúp bạn đọc giải quyết được các vấn đề đang gặp phải.

Xin cảm ơn !