Hóa đơn được cấp mã xác thực hoặc chuỗi ký tự được mã hóa cung cấp và quản lý bởi hệ thống xác thực hoá đơn của cơ quan Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử xác thực được tạo ra giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sử dụng và cả cơ quan quản lý Thuế.
Hóa đơn xác thực còn giúp tiết kiệm được chi phí vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Như trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng DN thường phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó mà DN sẽ mất thêm chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận hóa đơn Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh.
Hi vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc có thêm những kiến thức hữu ích và cần thiết nhất về vấn đề này. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này bạn có thể để lại comment để cùng nhau thảo luận nhé.
1. Tiết kiệm chi phí
Đầu tiên có thể kể đến là chi phí in xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn. Với cơ chế tạo lập và sử dụng hóa đơn hoàn toàn trên phần mềm hóa điện tử điều này giúp hạn chế thấp nhất hóa đơn giấy được in ra.
Hóa đơn xác thực còn giúp tiết kiệm được chi phí vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Như trước đây, để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng DN thường phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó mà DN sẽ mất thêm chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận hóa đơn Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
2. Đảm bảo an toàn cho hóa đơn
Bởi hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế. Do vậy, hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.3. Giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính
Với hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử xác thực cũng sẽ giúp các cơ quan quản lý dễ dàng thống kê hồ sơ, đơn giản hóa hệ thống quản lý, kiểm tra, đánh giá trong quá trình làm việc.4. Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.5. Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
- Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu.
- Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB.
- In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.
Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh.
Hi vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc có thêm những kiến thức hữu ích và cần thiết nhất về vấn đề này. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này bạn có thể để lại comment để cùng nhau thảo luận nhé.
Nguồn: Hóa đơn điện tử E-invoice
