Xuất hóa đơn điện tử có thể coi là một trong những khâu quan trong quy trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy cụ thể cách xuất hóa đơn điện tử là như thế nào? Cùng một vài lưu ý nhỏ sẽ được hóa đơn điện tử e-invoice tổng hợp trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì?
 |
Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định các loại hóa đơn điện tử bao gồm:
Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn VAT/ Hóa đơn đỏ: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn áp dụng đối với người bán nhằm thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển các dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ nội dung yêu cầu với một hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, theo Thông tư, quy định về hóa đơn điện tử thì hóa đơn này còn được phân thành 2 loại là: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Sự khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hóa đơn điện tử này là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì nội dung hóa đơn phải thể hiện mã được cấp, còn với hóa đơn đơn không có mã của cơ quan thuế thì không có mã.
Xuất hóa đơn điện tử khi nào?
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp cần thiết, kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Cụ thể:
- Xuất hóa đơn điện tử phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi cần đi thị trường giới thiệu sản phẩm, cần dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, tăng tính tin cậy cho khách hàng.
- Phục cho bên mua trong công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
- Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.
- Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP, những hóa đơn điện tử hợp pháp thì được xuất ra giấy và gọi là chứng từ giấy. Chứng từ giấy sau khi chuyển đổi phải đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, khi xuất hóa đơn điện tử ra giấy thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu giữ theo quy định của pháp luật chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử
Để có thể xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy người xuất hóa đơn cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện về hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp đã được tạo lập trước đó. Bên cạnh đó hệ thống đường truyền internet cũng cần đảm bảo ổn định để dữ liệu được đồng bộ hóa trên tất các các thiết bị và bên liên quan.
Quy trình/ cách xuất hóa đơn điện tử gồm có 5 bước:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.
- Bước 3: Nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 4: Kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào nút “In chuyển đổi”.
- Bước 5: Chờ hóa đơn được in ra > hóa đơn điện tử sẽ được nhận dưới hình thức hóa đơn giấy. Người xuất hóa đơn tiến hành ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Hiện nay trên thị trường hóa đơn điện tử có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đi kèm phần mềm hóa đơn điện tử do đó để có thể xuất hóa đơn doanh nghiệp cần phải sử dụng dịch vụ của 1 trong những nhà cung cấp đó. Bên cạnh chức năng và phần mềm được nhiều doanh nghiệp quan tâm, chế độ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng tốt cũng rất quan trọng giúp doanh nghiệp có thể kịp thời xử lý những sai sót cũng như hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Như vậy bài viết trên đây chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hóa đơn điện tử là gì? và quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật có 5 bước. Hi vọng rằng với những thông tin được tổng hợp trên đây sẽ mang lại cho bạn đọc những kiến thức thực sự hữu ích và hơn hết là giúp người xuất hóa đơn có thể xuất hóa đơn điện tử một cách chính xác và nhanh chóng.
