Hóa đơn điện tử tính tới thời điển nay – quý 4 năm 2019 đã dần
trở nên phổ biến và là một phần không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp giúp
mang lại nhiều lợi ích và sự tiện lợi. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành hóa đơn
điện tử vẫn có nhiều doanh nghiệp gặp phải những sai sót.
Bởi vậy mà trong bài
viết này E-invoice xin phép được liệt kê TOP 5 sai lầm mà doanh nghiệp thường
xuyên gặp phải trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm
hiểu nhé.
Top 5 sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử
#1 Không nắm rõ ràng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử
 |
| Hình ảnh minh họa |
Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử luôn bám sát các
văn bản Pháp luật của Chính phủ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và nắm
vững các quy định.
Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý
và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm
vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:
Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối
về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn,
gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến doanh nghiệp chậm
trễ trong quá trình chuyển đổi.
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả
do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
 |
| Hình ảnh minh họa |
>> Quy định về hóa đơn điện tử DN cần tìm hiểu kĩ
- Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Trong đó, các nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện một số nội dung trong Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn doanh nghiệp khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
#2 Cơ sở hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
 |
| Hình ảnh minh họa |
Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ
cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn
toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để
cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về
quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại
trong áp dụng hóa đơn điện tử:
Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần
sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển
đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy
móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu
trong thời gian dài.
Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh
nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,... nên không thể tạo thành một hệ
thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho
doanh nghiệp.
#3 Xem nhẹ vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu
 |
| Bảo mật luôn là vấn đề được nhiều DN quan tâm |
Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an
toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu
ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính - Kế toán
của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề
này.
Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường,
có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:
Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều
thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan
đến quá trình Tài chính - Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất
đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.
Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên
khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được
cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động
của công ty.
Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo
được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể
kiểm soát.
Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có
thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín
của công ty.
Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực
tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng
và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.
#4 Chọn sai nhà cung cấp hóa đơn điện tử
 |
| Tốt nhất nên lựa chọn dịch vụ của nhà cung cấp chất lượng |
Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền
tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau
này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong
khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn nhà cung cấp hạn chế về năng lực
Năng lực nhà cung cấp là tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần
đánh giá và xem xét. Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực không tốt có thể dẫn
tới các hậu quả như:
Nhà cung cấp không đảm bảo được về hệ thống kỹ thuật, thiết
bị nên không lưu trữ được nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo mật, an
toàn.
Tốc độ triển khai hóa đơn điện tử chậm, không kịp thời hạn
yêu cầu của Bộ Tài Chính hoặc triển khai gặp nhiều vấn đề sai sót.
- Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín dẫn tới triển khai hóa đơn điện tử chậm.
Nhà cung cấp ít kinh nghiệm triển khai dẫn tới không cân đối
được hạ tầng của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Tốn nhiều chi phí do không được tư vấn kỹ càng, mất nhiều
khoản để triển khai mà chất lượng không tương xứng với giá thành.
- Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng không tốt
Phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng đủ các nghiệp vụ,
không có đủ các tính năng kế toán cần dùng, kế toán khó khăn trong quá trình sử
dụng dẫn tới quy trình kế toán ngày càng cồng kềnh và khó cải tiến.
 |
| Lựa chọn phần mềm HĐĐT tốt |
Giao diện quá phức tạp, khó sử dụng và không thân thiện với
người dùng, tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ cơ bản.
Phần mềm không tích hợp được với các phần mềm có sẵn của
doanh nghiệp: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,... dẫn tới dữ liệu không được
đồng nhất, bất tiện cho kế toán, bộ phận quản lý khó kiểm soát dữ liệu liên
quan giữa các khâu bán hàng và kế toán.
Phần mềm không đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao dẫn tới rò rỉ
thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng yếu kém
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là thường xuyên, liên
tục nên dịch vụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là thời gian đầu khi
doanh nghiệp mới chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Dịch vụ hỗ trợ không tốt sẽ dễ khiến doanh nghiệp lúng túng
và gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi sang phần mềm hóa đơn điện tử. Kế
toán không được hướng dẫn cụ thể, kỹ càng sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và
sử dụng thành thạo.
Đặc biệt là trong quá trình sử dụng, nếu đơn vị không có đội
ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, không kịp thời hỗ trợ các vấn đề phát sinh của
doanh nghiệp sẽ dễ dẫn tới làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Do vậy, những sai lầm khi chọn đơn vị cung cấp không có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ dẫn
tới những hậu quả làm ảnh hưởng đến tính ổn định quá trình vận hành của doanh
nghiệp.
#5 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử giá rẻ
“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần
lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm
được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các
vấn đề sau:
 |
| Giá thành và chất lượng là tương xứng |
Phần mềm không hoạt động ổn định, hay trục trặc hoặc gặp các
vấn đề rủi ro về dữ liệu.
Phát sinh nhiều khoản phí khác sau khi triển khai, tính về lợi
ích lâu dài thì doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều hơn là được lợi.
Nhà cung cấp giá rẻ nhất thường dễ xảy ra trường hợp kém uy
tín, không đảm bảo xử lý được các vấn đề phát sinh khi sử dụng, ảnh hưởng đến
hoạt động chung của doanh nghiệp.
Nhà cung cấp kém uy tín sẽ không có cam kết bồi thường khi xảy
ra rủi ro, dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề về mọi mặt khi xảy ra sự cố.
Trên đây là TOP 5 những lỗi mà doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử thường gặp phải. Hi vọng E-invoice đã mang lại cho các bạn kiến thức hữu ích nhất.
Bạn có bất cứ góp ý hay thắc mắc nào về những thông tin được đưa ra trong bài viết hãy comment xuống phía dưới để cùng e-invoice thảo luận nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này - Nguồn tham khảo E-invoice.vn
---------
Nếu thấy hay đừng quên like và share để nhiều người cùng biết nhé.
0 comments:
Đăng nhận xét