5 "dấu hiệu nhận biết" nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất

Bộ Tài chính đã quy định từ ngày 01/11/2020, 100% Doanh nghiệp kinh doanh phải thực hiện việc đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử - theo Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Vậy, doanh nghiệp của bạn đã lựa chọn được đối tác cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín nào chưa? Trong bài viết này E-invoice sẽ đưa ra 5 dấu hiệu lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cho bạn tham khảo nhé.

5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

1. Lựa chọn nhà cung cấp  HĐ ĐT rất  quan trọng với DN

Dấu hiệu số 1. Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử

Như vậy, Đơn vị cung cấp HĐĐT bạn chọn phải đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT. Cụ thể hơn, đơn vị cung cấp HĐĐT phải hợp pháp được cấp cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép hoạt động và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử

Đồng thời, các đơn vị này cũng phải đáp ứng đầy đủ quy định điều kiện đối với một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như đã được quy định trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Dấu hiệu số 2: Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết

Điều này đồng nghĩa rằng phần mềm HĐĐT đơn vị đó cung cấp phải có tối thiểu đầy đủ tính năng cơ bản gồm có:

• Tạo lập – Phát hành - Điều chỉnh – Thay thế - Xóa bỏ hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
• Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
• Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
• Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
• Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ

Sản phẩm cung cấp có đầy đủ các tính năng

Ngoài ra, một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất còn phải có cả những tính năng nâng cao để tối đa lợi ích, tính thuận tiện của hóa đơn có thể kể đến như:

• Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn 
• Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
• Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
• Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
• Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn 

Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice còn có các chức năng nâng cao như: Hỗ trợ tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn ngay trên phần mềm,... cũng là những điểm cộng để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm HĐĐT tốt nhất.

Dấu hiệu số 3: Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng

Cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng

Thực tế, một phần mềm hóa đơn điện tử tiêu chuẩn, có chất lượng tốt ngoài đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn thì còn phải dễ sử dụng. Càng dễ sử dụng thì càng thân thiện với người dùng.

Thêm nữa, điều này cũng đồng nghĩa với việc các bước quy trình tiến hành với hóa đơn được đơn giản nhất, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mà hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp lại cao.

Dấu hiệu số 4: Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn hóa đơn

Cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất trong bảo mật an toàn

Đối với hóa đơn điện tử, bảo mật luôn là vấn đề vô cùng quan trọng bởi nó liên quan đến bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là hóa đơn và các chứng từ liên quan đến kinh doanh nếu như việc bảo mật dữ liệu không tốt có thể bị kẻ gian phá hoại gây ra sai sót từ đó làm lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng đến kinh tế của Doanh nghiệp.

Dấu hiệu số 5: Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp

Cuối cùng, việc đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh rất quan trọng. Điều này không chỉ tăng khả năng thành công trong thương vụ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, ngay cả đối với việc xử lý hóa đơn.

Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp

Trong hóa đơn điện tử, dịch vụ hỗ trợ 24/7 tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến hóa đơn rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Thực tế, mức độ quan trọng của dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã được luật pháp hóa, trở thành điều kiện đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử trong Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây.

Hi vọng với những chia sẻ về 5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên đây đã mạng lại cho bạn những kiến thức hữu ích nhất và giúp bạn 1 phần nào đó lựa chọn được cho mình nhà cung cấp giải pháp vể hóa đơn điện tử tốt nhất.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. -- Nguồn: E-invoice.vn

👉 Nếu như bạn chưa biết nên lựa chọn nhà cung cấp HĐĐT nào vậy thì bạn có thể tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Thái Sơn trong video dưới đây:

Video: Giới thiệu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice Thái Sơn

Read More

TOP 5 lỗi thường gặp trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử tính tới thời điển nay – quý 4 năm 2019 đã dần trở nên phổ biến và là một phần không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp giúp mang lại nhiều lợi ích và sự tiện lợi. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành hóa đơn điện tử vẫn có nhiều doanh nghiệp gặp phải những sai sót.

Bởi vậy mà trong bài viết này E-invoice xin phép được liệt kê TOP 5 sai lầm mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Top 5 sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử

#1 Không nắm rõ ràng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử

Hình ảnh minh họa

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử luôn bám sát các văn bản Pháp luật của Chính phủ, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên và nắm vững các quy định.

>> Tại sao cần nắm vững quy định về hóa đơn điện tử?

Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:

Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.

Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

Hình ảnh minh họa

>> Quy định về hóa đơn điện tử DN cần tìm hiểu kĩ

1. Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Trong đó, các nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể.
2. Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện một số nội dung trong Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
3. Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
4. Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
5. Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn doanh nghiệp khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

#2 Cơ sở hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

Hình ảnh minh họa

Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử:

Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.

Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,... nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.

#3 Xem nhẹ vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu

Bảo mật luôn là vấn đề được nhiều DN quan tâm

Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.

Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:

Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính - Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.

Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.

Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.

Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.

#4 Chọn sai nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Tốt nhất nên lựa chọn dịch vụ của nhà cung cấp chất lượng

Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

• Lựa chọn nhà cung cấp hạn chế về năng lực

Năng lực nhà cung cấp là tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần đánh giá và xem xét. Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực không tốt có thể dẫn tới các hậu quả như:

Nhà cung cấp không đảm bảo được về hệ thống kỹ thuật, thiết bị nên không lưu trữ được nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo mật, an toàn.

Tốc độ triển khai hóa đơn điện tử chậm, không kịp thời hạn yêu cầu của Bộ Tài Chính hoặc triển khai gặp nhiều vấn đề sai sót.

• Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín dẫn tới triển khai hóa đơn điện tử chậm.

Nhà cung cấp ít kinh nghiệm triển khai dẫn tới không cân đối được hạ tầng của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Tốn nhiều chi phí do không được tư vấn kỹ càng, mất nhiều khoản để triển khai mà chất lượng không tương xứng với giá thành.

• Phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng không tốt

Phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng đủ các nghiệp vụ, không có đủ các tính năng kế toán cần dùng, kế toán khó khăn trong quá trình sử dụng dẫn tới quy trình kế toán ngày càng cồng kềnh và khó cải tiến.

Lựa chọn phần mềm HĐĐT tốt

Giao diện quá phức tạp, khó sử dụng và không thân thiện với người dùng, tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ cơ bản.

Phần mềm không tích hợp được với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,... dẫn tới dữ liệu không được đồng nhất, bất tiện cho kế toán, bộ phận quản lý khó kiểm soát dữ liệu liên quan giữa các khâu bán hàng và kế toán.

Phần mềm không đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao dẫn tới rò rỉ thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng yếu kém

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là thường xuyên, liên tục nên dịch vụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là thời gian đầu khi doanh nghiệp mới chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Dịch vụ hỗ trợ không tốt sẽ dễ khiến doanh nghiệp lúng túng và gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi sang phần mềm hóa đơn điện tử. Kế toán không được hướng dẫn cụ thể, kỹ càng sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo.

Đặc biệt là trong quá trình sử dụng, nếu đơn vị không có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, không kịp thời hỗ trợ các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn tới làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, những sai lầm khi chọn đơn vị cung cấp không có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ dẫn tới những hậu quả làm ảnh hưởng đến tính ổn định quá trình vận hành của doanh nghiệp.

#5 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử giá rẻ

“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề sau:

Giá thành và chất lượng là tương xứng

Phần mềm không hoạt động ổn định, hay trục trặc hoặc gặp các vấn đề rủi ro về dữ liệu.

Phát sinh nhiều khoản phí khác sau khi triển khai, tính về lợi ích lâu dài thì doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều hơn là được lợi.

Nhà cung cấp giá rẻ nhất thường dễ xảy ra trường hợp kém uy tín, không đảm bảo xử lý được các vấn đề phát sinh khi sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.

Nhà cung cấp kém uy tín sẽ không có cam kết bồi thường khi xảy ra rủi ro, dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề về mọi mặt khi xảy ra sự cố.

Trên đây là TOP 5 những lỗi mà doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử thường gặp phải. Hi vọng E-invoice đã mang lại cho các bạn kiến thức hữu ích nhất. 

Bạn có bất cứ góp ý hay thắc mắc nào về những thông tin được đưa ra trong bài viết hãy comment xuống phía dưới để cùng e-invoice thảo luận nhé.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này - Nguồn tham khảo E-invoice.vn

---------

Nếu thấy hay đừng quên like và share để nhiều người cùng biết nhé.

Read More