Hóa đơn điện tử sử dụng trên nền tảng công nghệ số hóa
Hóa đơn điện tử là gì?
Trong Luật hiện hành có quy định tại Điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC về khái niệm hóa đơn điện tử: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”Quy định tại Điều 3 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ có giải thích thuật ngữ hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định thông qua phương tiện điện tử.
Như vậy tại Nghị định 119, khái niệm Hóa đơn điện tử đã được giải thích cụ thể hơn bao gồm các thao tác khi sử dụng. Kèm theo đó là giải thích cụ thể hơn về trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế đều được cho là hóa đơn điện tử
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng HĐĐT DN cần đảm bảo một số điều kiện
Để sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:- Đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan Thuế. Với các tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng cũng đạt điều kiện sử dụng.
- Địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin được kiểm định đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
- Đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng đáp ứng yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Phần mềm hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.
- Quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu để đáp ứng yêu cầu về chất lượng lưu trữ tối thiểu bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
Phân loại hóa đơn điện tử
HDDT cũng có phân loại riêng
Hóa đơn điện tử được phân loại như sau:- Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại là hóa đơn thông dụng nhất được áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tình tiền và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được tính là trong hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Với trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan Thuế cũng được chấp nhận là hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định.
Hóa đơn điện tử khác gì với hóa đơn giấy
- Hình thức khởi tạo,
- Cách lập hóa đơn,
- Gửi hóa đơn
- Xử lý hóa đơn.
Việc phát hành hóa đơn giấy có nhiều hạn chế như:
- Tốn chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển.
- Bất cập về hóa đơn giả, dễ có khả năng bị làm giả
- Sử dụng hóa đơn giấy khiến các công việc như lập hóa đơn, xử lý công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mất nhiều thời gian.
- Trong công tác lưu trữ hóa đơn, hóa đơn giấy lưu trữ tại nhà kho vừa tốn diện tích lại khó tìm kiếm, tra cứu và dễ hư hỏng hay không đảm bảo được khi có cháy nổ.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Khắc phục những hạn chế của hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập ngay trên máy tính hoặc thiết bị công nghệ. Dữ liệu hóa đơn sau khi lập xong được truyền dẫn về các phần mềm khác tại doanh nghiệp giúp theo dõi năng suất bán hàng, tình hình kinh doanh tại công ty hoặc tại nhiều chi nhánh khác.Trong việc lưu trữ, hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm được chi phí, tăng tính bảo mật nhờ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống sever của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hoặc truy xuất lại hóa đơn đã được lập khi cần.
Trên đây là những chia sẻ xoay quanh vấn đề về hóa đơn điện tử hi vọng có thể mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích nhất. Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp bạn có thể Comment xuống phía dưới để cùng nhau thảo luận nhé.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.
hello :D
Trả lờiXóaHalo 😃
Trả lờiXóa