Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020

Năm 2020 có thể coi là dấu mốc quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nước khi mà các nghị định ban hành liên quan đến hóa đơn điện tử đều thống nhất thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam là từ ngày 1/11/2020. Bởi vậy mà trong năm 2020 nay nhiều doanh nghiệp chưa hoặc mới chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẻ có rất nhiều việc cần phải làm. Vậy tại sao lại cần chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử? Đây là xu hướng chung của thế giới trong thời đại công nghệ 4.0. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Giải pháp hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các Doanh nghiệp và các cơ quan quản lý Nhà nước. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử là nhu cầu tất yếu để xây dựng một hệ thống giao dịch thương mại điện tử minh bạch và cấp tiến.

Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với các quốc gia phát triển vấn đề Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là tất yếu và đã được đưa vào sử dụng từ lâu. Theo nghiên cứu của Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính, Bộ Tài chính, tại nhiều quốc gia, đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử chủ yếu là doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp. Việc lập hóa đơn điện tử được áp dụng cho các đối tượng giao dịch B2G (giữa doanh nghiệp và Chính phủ), B2B (giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp), B2C (giữa doanh nghiệp và khách hàng cá nhân).

Tại các quốc gia ở châu Âu, E-invoicing (hóa đơn điện tử) được sử dụng ở tất cả mọi DN. Ví dụ, tại Thụy Điển, từ cuối những năm 1980 hóa đơn điện tử đã được sử dụng và đối tượng chủ yếu là doanh nghiệp. Sau khi Uỷ ban châu Âu (EC) xác định hóa đơn điện tử trở thành một phần của kế hoạch hành động châu Âu điện tử, thì đến năm 2014, Liên minh Châu Âu (EU) đã ban hành một số chỉ thị quy định chính quyền hành chính ở tất cả 28 quốc gia thành viên đến năm 2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử - B2G.

Trở lại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, hóa đơn điện tử được áp dụng tại nhiều giai đoạn khác nhau, mục đích là tạo điều kiện cho việc tuân thủ pháp luật thuế và cải thiện số thu thuế.
Lấy ví dụ tại Trung Quốc, bên cạnh việc cải cách quản lý thuế, nhà nước đã điện tử hóa con dấu, chữ ký và hóa đơn thông qua công cụ xác nhận danh tính giúp đảm bảo độ chính xác về thông tin. Việc này giúp cơ quan quản lý có thể giám sát song song với hoạt động của DN thay vì phải chạy theo doanh nghiệp như trước đây.

“Trung Quốc áp dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các doanh nghiệp. Mỗi hóa đơn đều có mã QR, con dấu của cơ quan thuế và hệ thống ký mã hiệu, dùng để quét thông tin trên từng hóa đơn. Thông qua hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể kiểm tra được lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo lộ trình, Trung Quốc đang thực hiện xây dựng Cục Thuế điện tử nhằm thực hiện chiến lược số hóa quốc gia” - Theo Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính 

Tại Singapore quốc gia phát triển top dầu tại Châu Á đã áp dụng hóa đơn điện tử từ dầu năm 2003. DN ở đây có thể phát hành hóa đơn điện tử mà không cần sự chấp thuận trước của cơ quan thu nội địa (IRAS), nhưng phải tuân thủ hướng dẫn lưu giữ hồ sơ đăng ký. Mặt khác DN thuê nhà cung cấp để tạo hóa đơn điện tử và tín dụng điện tử.

Indonesia từ năm 2014 đã lên kế hoạch xây dựng và triển khai cơ sở pháp lý cho hóa đơn điện tử đến năm 2016 và cụ thể là từ 1/7/2016, hóa đơn điện tử bắt buộc triển khai trên 100% các doanh nghiệp. Chính điều này đã giúp giảm thiểu đáng kể tình trạng làm giả hóa đơn cùng với đó là mọi DN phải cài đặt ứng dụng/ phần mềm quản lý do Tổng cục Thuế cung cấp, sau đó DN sẽ nhận được “chứng chỉ điện tử”.

"Mỗi quốc gia có những cách thức lập hóa đơn điện tử riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế và cơ quan thuế"

Viện Chiến lược và Chính sách Tài chính

Ở phần lớn các nước Mỹ La tinh, quy trình triển khai hóa đơn điện tử ở phần lớn lại bắt đầu với đối tượng là người bán hàng và dịch vụ. Người bán hàng và dịch vụ phải gửi một tệp hóa đơn tiêu chuẩn tới cơ quan thuế trung ương để phê duyệt trước khi hàng hóa và dịch vụ được bán ra. Khi được chấp thuận, người bán in một bản sao của hóa đơn đã được phê duyệt và gửi cùng với hàng hóa đang được giao.

Đồng thời công ty bán hàng gửi cho đối tác hóa đơn điện tử được ủy quyền qua e-mail. Khi hàng hóa đến nơi, đối tác mua có thể xác nhận hóa đơn bằng cách kết hợp phiên bản điện tử nhận được thông qua e-mail với bản sao giấy nhận được cùng với hàng hóa hoặc dịch vụ.

Ở Hàn Quốc, đến thời điểm này đã có khoảng 500.000 doanh nghiệp và 2,5 triệu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo 3 cách.

Thứ nhất, nếu lập trên hệ thống HomeTax, Mobile HomeTax của cơ quan thuế, người nộp thuế được miễn chi phí lập hóa đơn điện tử và không cần đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin. Thông tin hóa đơn được tự động gửi tới cơ quan thuế ngay khi người nộp thuế phát hành. Hiện, có khoảng 30% doanh nghiệp lựa chọn hình thức này.

Thứ hai, lập hóa đơn bằng cách gọi điện thoại tới hệ thống ARS và thực hiện theo hướng dẫn. Việc chứng minh tính hợp lệ của người bán được thực hiện bằng cách nhập thông tin trên thẻ bảo mật.

Thứ ba, lập hóa đơn trên hệ thống ERP, ASP (nhà cung cấp dịch vụ trung gian). Hệ thống ERP và ASP phải tuân thủ chuẩn dữ liệu hóa đơn thuế điện tử và chuẩn kết nối cơ quan thuế đã ban hành.

Doanh nghiệp cung cấp ASP phải gửi hóa đơn đã được phát hành tới cho cơ quan thuế sau 1 ngày.
Mặc dù được áp dụng rộng rãi nhưng phương thức áp dụng hóa đơn điện tử của các nước rất khác nhau. Một số quốc gia như Hàn Quốc, Indonesia áp dụng hình thức hóa đơn điện tử bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp. Trong khi, Mexico hay Chi Lê lại yêu cầu áp dụng đối với một số nhóm doanh nghiệp có doanh thu trên ngưỡng quy định. Còn Đan Mạch bắt buộc hóa đơn điện tử cho một số loại hình giao dịch.

Bên cạnh đó, để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử, một số nước áp dụng cơ chế khuyến khích như cho phép giảm trừ vào nghĩa vụ thuế một số tiền nhất định cho mỗi hóa đơn điện tử sử dụng. Ngược lại, đối với những quốc gia yêu cầu bắt buộc, thì thường có chế tài đối với trường hợp không tuân thủ.

Đối với trường hợp không tuân thủ pháp luật về hóa đơn điện tử, cách thức xử lý tuỳ thuộc vào từng nước. Điển hình là tại Hàn Quốc, hành vi không lập hóa đơn điện tử, người bán bị phạt 2% trên giá trị giao dịch, người mua không được khấu trừ thuế.

Không chỉ riêng tại Việt Nam, Hóa đơn điện tử đã và đang trở thành xu hướng thống trị thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy tại số đông các Quốc gia bởi lợi ích và tính tiện lợi. Sử dụng Hóa đơn điện tử càng sớm, Bài toán về chi phí, thời gian và tính bảo mật về hóa đơn của Doanh nghiệp càng được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Tổng hợp