Bạn có biết: biên lai điện tử là gì?

Tại thông tư 303/2016/TT-BTC ban hành ngày 15/11/2016 có quy định về việc hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước trong đó có bao gồm khái niệm của biên lai điện tử. Cụ thể

Theo Khoản 1, Điều 2, Thông tư số 303: “Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”

Tại Khoản 2, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC biên lai được chia làm 2 loại chính gồm có:

1. Biên lai in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (kể cả các hình thức tem, vé).
2. Biên lai không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí.
3. Biên lai không in sẵn mệnh giá áp dụng cho các trường hợp sau:

• Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm (%).
• Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tuỳ thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.
• Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

Biên lai điện tử là một hình thức của biên lai và được hình thành muộn hơn so với các loại biên lai giấy đặt in và biên lai tự in.

Tại Điểm c, Khoản 3, Điều 2, Thông tư số 303/2016/TT-BTC biên lai điện tử được định nghĩa: “Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hiện nay việc sử dụng biên lai điện tử trở nên phổ biến đặt biệt là khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ chính thức có hiệu lực và buộc các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử hạn chót đến ngày 1/11/2020.

Biên lai điện tử giúp việc tra cứu được thực hiện dễ dàng, thuận tiện khi hoạch toán kế toán, làm sổ sách kê khai thuế.

Nội dung của biên lai điện tử bao gồm đầy đủ các mục như đối với các biên lai giấy, tuy nhiên nội dung của biên lai điện tử sẽ được thực hiện trực tiếp trên các thiết bị điện tử.
Nội dung bắt buộc trên biên lai đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy và gồm các nội dung chính như:

• Tên loại biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
• Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001
• Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
• Ngày, tháng, năm lập biên lai.
• Họ tên, chữ ký của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
• Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.
• Bên cạnh đó, biên lai điện tử có thể có thêm các nội dung như lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật tuy nhiên cần đảm bảo không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

Biên lai điện tử cần đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện:

• Mỗi số biên lai đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất đảm bảo xác định số biên lai theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.
• Biên lai điện tử đã lập phải thoả mãn:
• Nội dung của biên lai điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
• Nội dung của biên lai điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung biên lai điện tử đó;
• Biên lai điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận biên lai điện tử.
• Để tra cứu và xem biên lai điện tử quý khách hàng cần truy cập từ các thiết bị điện tử, có kết nối mạng internet hoặc kết nối dữ liệu theo mạng cụ bộ. Tra cứu và xem trực tiếp trên  email được gửi. Hoặc nếu nếu tải biên lai điện tử về, đối với biên lai điện tử được định dạng .PDF khách hàng có thể dùng các phần mềm như: Foxit Reader, Adobe Reader… để đọc.

Trong nhiều trường hợp người bán hoặc người mua cần chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, biên lai điện tử có giá trị như biên lai giấy nếu không phải thuộc trường hợp đặc biệt thì không cần thiết phải chuyển đổi. Khi muốn chuyển đổi từ biên lai điện tử sang biên lai giấy thì người sử dụng sẽ trực tiếp liên hệ với Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh để được chuyển đổi. Lưu ý với mỗi một biên lai điện tử được thực hiện chuyển đổi sang biên lai giấy một (01) lần duy nhất.

Nguồn: einvoice.vn

Như vậy bài viết trên đây đã đề cập đến những vấn đề được coi là quan trọng và cần thiết nhất đối với biên lai điện tử. Nếu như bạn vẫn còn những thắc mắc cần được giải đáp. Bạn có thể để lại comment dưới phần bình luận hoặc truy cập vào kênh chính thức của einvoice tại địa chỉ https://einvoice.vn/ để được hỗ trợ tốt nhất.