Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử vai trò và tầm quan trọng

Làm thông báo phát hành hóa đơn là điều kiện tiên quyết trước khi các tổ chức, doanh nghiệp muốn sử dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử. Trong Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, có quy định:
"Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp."
Cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mà chưa lập thông báo phát hành hóa đơn được coi là bất hợp pháp và phải chịu xử phạt theo quy định của pháp luật.

Quy định liên quan đến lập thông báo phát hành HDDT

Việc nắm rõ các quy định liên quan đến việc tạo lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót phải sửa đi sửa lại nhiều lần.
Trong thông tư 32/2011/TT-BTC quy định thông báo phát hành hóa đơn điện tử điện tử sẽ được làm theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm.
Nội dung của thông báo phát hành hóa đơn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
Thông tin đơn vị phát hành: Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,...
Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy)
Lưu ý rằng, trong nội dung thông báo phát hành hóa đơn, bạn cũng cần quan tâm đến cả chữ ký điện tử của tổ chức phát hành với trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Với các trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử cho cơ quan thuế nơi mình chuyển đến, trong đó cần nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng và sẽ tiếp tục sử dụng.
Với trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu đến cho cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong khoảng thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây là những tổng hợp về việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử đối với các Doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể tìm hiểu thêm về vấn đề này tại: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp Xem thêm

Nguồn: e-invoice

Read More

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng với 4 bước

Theo như Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định trước 1/11/2020, 100% các doanh nghiệp trong nước bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ và đăng ký phát hành với Chi cục Thuế.

Doanh nghiệp cần làm gì để thông báo phát hành hóa đơn ...?

Trước đây, các tổ chức kinh doanh có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau 05 ngày gửi thông báo phát hành. Tuy nhiên theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì kể từ ngày 12/6/2017, các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nếu không có phản hồi của Cơ quan Thuế.

4 bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)
• Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).

Để tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất 3.8.6) và thực hiện tuần tự:

• Chọn mục Hóa đơn
• Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Màn hình hiển thị “Thông báo phát hành hóa đơn” để lựa chọn

• Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành
• Chọn “Kết xuất XML”

Bước 2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng - file XML

Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML.

Bước 3. Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

Bước 4. Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn

Sau 02 ngày kể từ khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành. Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần chú ý "không" được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. -- Nguồn E-invoice

Read More