6 dấu hiệu cơ bản giúp bạn nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Phân biệt hóa đơn chứng từ có hợp lệ hay không là một việc làm quan trọng đòi hỏi mỗi kế toán viên trong doanh nghiệp cần phải nắm vững bởi nó không chỉ làm mất thời gian giải quyết mà nó còn gây ảnh hưởng đến kinh tế của cả doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây E-invoice sẽ giúp bạn chỉ ra 6 dấu hiệu đơn giản để nhận biết một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không?

Hóa đơn điện tử như nào được coi là hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

• 1- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
• 2- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
• 3- Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
• 4- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.

Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

• 5- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
• 6- Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)

Hóa đơn hợp lí ?? 

Hóa đơn hợp lý là hóa đơn có nội dung: hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế… được thể hiện phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Hóa đơn hợp pháp ?? 

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do tổng cục Thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu thì mẫu đó phải được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
Các hóa đơn điện tử hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

>> Xem thêm: Các quy định mới nhất của Bộ tài chính về hóa đơn điện tử

Hi vọng với những chia sẻ ngắn gọn kể trên các kế toán có thể dễ dàng đối chiếu những thiếu sót mà mình đang gặp phải để xử lí những hóa đơn giả không hợp lệ. Nếu như bạn thấy hữu ích hãy chia sẻ bài viết này đến mọi người nhé.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. --- Nguồn E-invoice

Bài viết mới nhất

• 3 mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất 2019
• Bí quyết sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả và an toàn