Tìm hiểu về hóa đơn hợp lệ và hóa đơn hợp pháp

Hóa đơn hợp lệ là gì? 

Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.
Thứ nhất, hóa đơn hợp lệ cần phải thể hiện đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ bản sau:

• Nội dung hóa đơn phải đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Nội dung hóa đơn hợp lệ không được sửa chữa hay tẩy xóa.
• Hóa đơn hợp lệ chỉ được dùng cùng một màu mực và dùng mực không phai để đảm bảo cho các yêu cầu về lưu trữ chứng từ.
• Hóa đơn hợp lệ phải có nội dung được thống nhất trên các liên có cùng một số.

Thứ hai, hóa đơn hợp lệ cần xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật. Muốn biết chi tiết xuất hóa vào thời điểm như thế nào cho hợp lệ bạn có thể tham khảo ở Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Thứ ba, hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn:

• Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,....
• Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) hay tổng số tiền thanh toán,...
• Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.

Lưu ý rằng, các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài đáp ứng các yêu cầu trên, trong một số trường hợp ngoại lệ, hóa đơn hợp lệ còn cần đáp ứng các yêu cầu khác:

• Hóa đơn không vượt định mức cho phép trong sản xuất.
• Hóa đơn không vượt mức khống chế như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán,...

Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, chi phí mới được tính là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Hóa đơn hợp pháp là gì?

Hóa đơn hợp pháp là loại hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục phát hành hóa đơn và vẫn còn giá trị sử dụng. Loại hóa đơn hợp pháp này phải do Bộ Tài chính phát hành và do cơ quan thuế cấp cho cơ sở kinh doanh.

Những hóa đơn do các doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và có được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng là hóa đơn hợp lệ. Ngoài ra, các loại hóa đơn, tem vé đặc thù khác tuân thủ đúng theo quy định của Bộ Tài chính cũng được coi là hóa đơn hợp lệ. Hiểu đơn giản hơn thì những hóa đơn không thuộc diện bất hợp pháp thì sẽ là hóa đơn hợp pháp.
Lưu ý rằng, nếu bạn và doanh nghiệp vẫn chưa biết hóa đơn nào là bất hợp pháp thì có thể tham khảo ngay những loại hóa đơn bất hợp pháp dưới đây:

• Hóa đơn giả: Được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành bởi tổ chức cá nhân khác, hoặc in và khởi tạo trùng với số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
• Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng: Chưa được thông báo phát hành hóa đơn.
• Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Khi tổ chức, doanh nghiệp thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn; Hóa đơn bị mất sau khi làm thông báo phát hành và được báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; tổ chức, doanh nghiệp ngừng sử dụng mã số thuế.

Trên đây là những chia sẻ về hóa đơn hợp lệ và hóa đơn hợp pháp. Einvoice hi vọng có thể mang lại những kiến thức chính xác nhất cung cấp đến các bạn. Nếu như bạn có thắc mắc gì về vấn đề này có thể comment xuống phía dưới để cùng nhau thảo luận nhé.

Cảm ơn đã theo dõi bài viết này !

Read More

6 dấu hiệu cơ bản giúp bạn nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ

Phân biệt hóa đơn chứng từ có hợp lệ hay không là một việc làm quan trọng đòi hỏi mỗi kế toán viên trong doanh nghiệp cần phải nắm vững bởi nó không chỉ làm mất thời gian giải quyết mà nó còn gây ảnh hưởng đến kinh tế của cả doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây E-invoice sẽ giúp bạn chỉ ra 6 dấu hiệu đơn giản để nhận biết một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không?

Hóa đơn điện tử như nào được coi là hợp lệ

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phải phù hợp với các thông lệ. Cụ thể, phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi hóa đơn như sau:

• 1- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán;  mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
• 2- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
• 3- Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
• 4- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.

Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên, trong một số trường hợp, hóa đơn hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:

• 5- Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …)
• 6- Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…)

Hóa đơn hợp lí ?? 

Hóa đơn hợp lý là hóa đơn có nội dung: hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên, địa chỉ, mã số thuế… được thể hiện phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Hóa đơn hợp pháp ?? 

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do tổng cục Thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh. Với những hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu thì mẫu đó phải được cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
Các hóa đơn điện tử hợp pháp phải được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Trường hợp doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.

>> Xem thêm: Các quy định mới nhất của Bộ tài chính về hóa đơn điện tử

Hi vọng với những chia sẻ ngắn gọn kể trên các kế toán có thể dễ dàng đối chiếu những thiếu sót mà mình đang gặp phải để xử lí những hóa đơn giả không hợp lệ. Nếu như bạn thấy hữu ích hãy chia sẻ bài viết này đến mọi người nhé.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. --- Nguồn E-invoice

Read More